Mengawali Tahun 2016 ini, Pejabat Fungsional Perencana (PFP) harus membuat program kerja sebagai dasar penyusunan Sasaran Kerja Pegawai (SKP). Seperti tahun-tahun sebelumnya PFP dihadapkan pada kebingungan dalam mengisi rencana kerja yang harus menjadi pedoman setiap PFP. Untuk itu, Senin (11/01/2016) PFP diberi kesempatan untuk mempresentasikan agenda kerja yang masih berupa instrumen sementara sebelum menjadi agenda kerja PFP.

Instrumen tersebut berfungsi sebagai alat untuk menyelaraskan dengan kegiatan pejabat struktural. Instrumen ini juga dapat dijadikan sebagai agenda kerja yang akan dilakukan oleh PFP pada tahun 2016 ini dan diharapkan dapat menjadi dasar penyusunan SKP. Untuk menyusun instrumen tersebut diperlukan adanya beberapa tahapan, yaitu:

  1. Tahap permohonan persetujuan,

Usulan ini disampaikan secara berjenjang mulai dari  Kasubbag. Umum dan Kepegawaian, Sekretaris Bappeda, dan Kepala Bappeda dalam rangka meminta persetujuan tentang rencana penyusunan agenda kerja Pejabat Fungsional Perencana di Bappeda Kabupaten Sleman untuk Tahun Anggaran 2016.

  1. Tahap persiapan instrumen,

Instrumen tabel agenda kerja PFP sebagaimana terlihat pada Tabel 1. telah dikoordinasikan secara internal oleh PFP dan memohon koreksi atau masukan dari Kepala Bappeda, Sekretaris Bappeda maupun Kasubbag. Umum dan Kepegawaian untuk menyempurnakan isi dan kelengkapan tabel tersebut untuk kemudian dibagikan kepada masing-masing Kepala Bidang dan Kepala Subbidang sebagai pengampu kegiatan.

Tabel 1. Contoh Instrumen Pemetaan Kebutuhan, Deskripsi Tugas dan Estimasi Waktu bagi JFP.

No Pengampu Kegiatan Kegiatan Kebutuhan Jfp Deskripsi Tugas Estimasi Waktu
1 Subbagian Perencanaan dan Evaluasi Penyusunan perencanaan kerja SKPD
Penyusunan profil data SKPD
Penyusunan Laporan Realisasi Keuangan dan Kinerja SKPD
Penyelenggaraan musrenbang RPJMD
Penyusunan Renstra SKPD
Pengkajian dan pengembangan sistem informasi
Pengelolaan Website
2 Subbidang Perencanaan Daerah Penyusunan Indikator Kinerja
Penyusunan rancangan RPJMD
Penyusunan RKPD
Penyelenggaraan musrenbang RKPD

 

  1. Tahap koordinasi dengan pengampu,

Tahapan ini lebih pada mengkoordinasikan kebutuhan tenaga JFP dalam suatu ketugasan atau kegiatan yang diampu oleh Kepala Subbidang (Kasubbid) ataupun Kepala Subbagian (Kasubbag). Dalam tahap koordinasi ini diperlukan pemahaman dari pejabat struktural baik eselon III (Kabid), maupun eselon IV (Kasubbid dan Kasubbag) tentang tugas, fungsi dan manfaat PFP dalam mendukung kegiatan perencanaan pada khususnya dan melaksanakan tupoksi Bappeda pada umumnya.

  1. Tahap pembahasan internal PFP,

Tahap pembahasan agenda kegiatan PFP dilakukan dengan pembagian tugas untuk masing-masing personil PFP dengan mempertimbangkan beberapa aspek, yaitu:

  • Kesesuaian deskripsi kegiatan dengan jenjang PFP,
  • Kesesuaian deskripsi kegiatan dengan latar belakang/keahlian PFP,
  • Penterjemahan arahan pimpinan,
  • Masukan dari pengampu kegiatan,
  • Tingkat beban pekerjaan tiap PFP,
  • Kesesuaian agenda kegiatan dengan agenda masing-masing PFP.
  1. Tahap finalisasi,

Setelah didapatkan agenda kegiatan PFP, dibuat penjadwalan kegiatan bagi masing-masing personil PFP yang telah dikoordinasikan dengan pengampu kegiatan. Penjadwalan tersebut berguna untuk mengatur waktu pelaksanaan suatu kegiatan dengan kegiatan yang lain yang menjadi agenda PFP.

  1. Komitmen bersama terhadap output.

Komitmen bersama antara pimpinan dan PFP diperlukan untuk mencapai output yang sudah ditargetkan. Hasil dari suatu kegiatan terutama dari PFP dapat dimanfaatkan baik dalam tataran konsep, maupun best practice dalam bidang perencanaan pembangunan. Disamping itu, kegiatan ini juga diharapkan dapat dijadikan sebagai ajang pengembangan diri bagi PFP. Disisi lain, hasil kegiatan ini juga dapat dijadikan sebagai bukti fisik bagi PFP dalam pengajuan angka kredit.

Penyusunan agenda kegiatan ini diharapkan dapat menjadi jembatan antara fungsional perencana dan pejabat struktural di Bappeda sebagai pengampu pokok kegiatan. Fungsional perencana dapat berfungsi optimal dalam menunjang fungsi Bappeda secara keseluruhan serta memberi sumbangsih bagi daerahnya dalam fungsi perencanaan. Hal ini juga dapat membantu proses komunikasi dan berbagi informasi antara PFP dengan seluruh bidang di Bappeda agar koordinasi dapat tetap berjalan baik.

Selain itu, penyusunan perencanaan pelaksanaan kegiatan di Bappeda Kabupaten Sleman, terutama yang melibatkan fungsional perencana agar tugas fungsional perencana dapat lebih jelas dan PFP dapat membuat rencana kerja tentatif dalam satu tahun dan memperkirakan beban yang akan dihadapi dalam satu tahun ke depan. Perhitungan beban tersebut dapat dimanfaatkan sebagai pertimbangan dalam mengembangkan potensi PFP dalam kegiatan penunjang. Selain itu, dengan perencanaan dengan penjadwalan yang jelas memberi kemudahan dalam pengaturan waktu bagi PFP dalam melaksanakan tugasnya dan pengembangan potensinya. Dengan adanya rencana kerja dan identifikasi beban kerja PFP yang transparan juga memungkinkan bagian kepegawaian Bappeda Kabupaten Sleman untuk menilai kebutuhan JFP di Bappeda Kabupaten Sleman kemudian mengevaluasinya secara periodik.

Sebagai penutup, rencana penyusunan program kerja PFP ini merupakan ide awal untuk mengoptimalkan kinerja dan fungsi PFP di pemerintahan. Tentu saja ide  ini belum teruji dan belum tentu dapat memberikan hasil sesuai yang diharapkan. Oleh karena itu masukan dari pemikiran dan atau pengalaman di daerah lain sangat diharapkan untuk mendapatkan format perencanaan penyusunan program kerja PFP yang lebih baik. (JFP-abdurrahman).